جريدة الراية الأحد 18/07/2010

نظام إلكتروني جديد لإدارة الوثائق بمؤسسة قطر

كتبت - منال خيري:
يستعد عدد من الإدارات بمؤسسة قطر للتربية والعلوم وتنمية المجتمع لتطبيق نظام إدارة الوثائق الالكتروني (ERMS) الذي يمر حاليا بمرحلة الاختبار، حيث سيتيح هذا النظام الجديد استخراج أية وثيقة بمجرد الضغط على فارة الحاسب الآلي، كما يمكن عن طريقه توقيع العقود على الشاشة نفسها من خلال هذا النظام دون الحاجة الى تمرير الأوراق المراد توقيعها على عدد كبير من العاملين بالإدارات المختلفة داخل مؤسسة قطر.
وتقوم حاليا أربع إدارات بالمؤسسة باختبار النظام الجديد وهي إدارة المشتريات وإدارة تكنولوجيا المعلومات وإدارة تطوير اجراءات العمل وإدارة نظم إدارة الجودة .. ويتيح هذا النظام مصدرا واحدا على الانترنت يتم من خلاله مشاركة واسترداد الوثائق وسوف يتم تقييم هذه التجربة في نهاية العام الجاري.
ومن المقرر أن يقوم قسم مراقبة الوثائق التابع لإدارة نظم الجودة بعد ذلك بتطبيق النظام وتعميمه على باقي إدارات المؤسسة، ليستفيد منه جميع العاملين في مؤسسة قطر حيث من شأن هذا النظام الجديد تقليل خطوات العمل وأن يكون بديلا عن المحفوظات الورقية.
وسوف يؤدي نظام إدارة الوثائق الالكتروني الى سرعة الحصول على الوثائق ورفع مستوى الشفافية داخل المؤسسة، كما سيتمكن رؤساء الأقسام من توقيع الوثائق الكترونيا، فضلا عن أن إجراءات الاعتماد سوف تشهد تحسنا كبيرا بفضل ادارة الوثائق بطريقة رقمية. وسوف يتم ربط هذا النظام الجديد بالتطبيقات الأخرى الحالية مثل مايكروسوفت أوفيس حتى يتمكن العاملون من استخدام نماذج الخطابات والعقود الخاصة بمؤسسة قطر.
تأتي مبادرة نظام إدارة الوثائق الالكتروني في إطار الجهود المبذولة لرفع كفاءة بيئة العمل الالكترونية .. وتقوم إدارة نظم الجودة حاليا بعقد لقاءات مع جميع الإدارات بغرض تدريب الموظفين على أساليب إدارة الوثائق